Polityka prywatności i cookies

§ 01

Informacje ogólne

Niniejsza Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie https://wordgraf.pl („Serwis”) oraz w związku ze świadczeniem usług pod marką WordGraf.

WordGraf jest marką handlową Omnexis Group LLC. Administratorem danych osobowych jest Omnexis Group LLC.

Wobec osób przebywających w Unii Europejskiej dane przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), na podstawie art. 3 ust. 2 lit. a RODO — w związku z oferowaniem usług osobom przebywającym na terytorium Unii.

Polityka stanowi uzupełnienie Regulaminu świadczenia usług.

§ 02

Administrator i kontakt

Punkt kontaktowy w sprawach ochrony danych osobowych dla osób przebywających w Unii Europejskiej:

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Wszystkie sprawy związane z przetwarzaniem danych obsługiwane są pod powyższym adresem e-mail.

§ 03

Zakres przetwarzanych danych

Administrator przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji wskazanych celów. W zależności od formy kontaktu mogą to być:

• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko;
• Dane rozliczeniowe: nazwa i adres podmiotu, numer identyfikacji podatkowej, numer rachunku bankowego, dane transakcyjne;
• Dane projektowe: informacje, treści, materiały i dostępy przekazane w toku realizacji zlecenia;
• Dane korespondencyjne: treść wiadomości e-mail i ustaleń dokonanych drogą elektroniczną;
• Dane techniczne: adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, typ urządzenia, źródło wejścia, data i godzina wizyty, przeglądane podstrony;
• Dane z publicznych źródeł B2B: firmowe adresy e-mail, numery telefonów i adresy podmiotów gospodarczych, pozyskane z ogólnodostępnych rejestrów i wizytówek firmowych — w zakresie opisanym w § 8.

Administrator nie przetwarza w Serwisie szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO. Klient nie powinien przekazywać takich danych w korespondencji ani w materiałach projektowych bez uprzedniego uzgodnienia.

§ 04

Cele i podstawy prawne

§ 05

Okresy przechowywania

• Zapytania, które nie zakończyły się umową: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Dane związane z realizacją umowy: przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia realizacji.
• Dokumentacja księgowa i podatkowa: przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do czasu jej cofnięcia.
• Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu: do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.
• Logi serwera i dane techniczne: do 12 miesięcy.
• Kopie zapasowe: do czasu ich nadpisania w ramach cyklu retencji, nie dłużej niż 90 dni.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane.

§ 06

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej;
• dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi do wysyłki wiadomości;
• dostawcy usług płatniczych, w tym Wise, w zakresie obsługi przelewów;
• biura rachunkowe i doradcy podatkowi;
• doradcy prawni — w zakresie niezbędnym do ustalenia lub obrony roszczeń;
• podwykonawcy realizujący część prac projektowych, związani umową powierzenia przetwarzania;
• organy publiczne — wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają wyłącznie w zakresie udzielonych instrukcji, na podstawie umów powierzenia przetwarzania spełniających wymogi art. 28 RODO.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach marketingowych tych podmiotów.

§ 07

Przekazywanie danych poza EOG

Administrator ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Oznacza to, że dane osobowe osób przebywających w Unii Europejskiej mogą być przekazywane do państwa trzeciego, tj. do Stanów Zjednoczonych, w zakresie niezbędnym do zarządzania relacją z Klientem, obsługi płatności oraz prowadzenia dokumentacji.

Serwis oraz poczta elektroniczna wykorzystywana w kontaktach z Klientami utrzymywane są na infrastrukturze zlokalizowanej na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

W przypadku przekazywania danych poza EOG Administrator stosuje mechanizmy zabezpieczające przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) lub — w odniesieniu do dostawców posiadających odpowiednią certyfikację — decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO).

Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kierując zapytanie na adres biuro@wordgraf.pl.

§ 08

Komunikacja B2B i marketing bezpośredni

Administrator prowadzi komunikację handlową skierowaną wyłącznie do podmiotów gospodarczych. Wiadomości kierowane są na firmowe adresy kontaktowe pozyskane z ogólnodostępnych źródeł, w szczególności ze stron internetowych przedsiębiorstw, wizytówek firmowych i publicznych rejestrów.

Podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu marketingu bezpośredniego własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, motyw 47 RODO). Wysyłka wiadomości handlowych drogą elektroniczną odbywa się zgodnie z przepisami regulującymi komunikację marketingową obowiązującymi w kraju odbiorcy.

Każda wiadomość zawiera identyfikację nadawcy oraz informację o sposobie rezygnacji z dalszej korespondencji. Rezygnację można zgłosić w odpowiedzi na wiadomość lub na adres biuro@wordgraf.pl.

Po zgłoszeniu sprzeciwu adres zostaje umieszczony na liście wykluczeń i nie jest wykorzystywany w kolejnych kampaniach. Lista wykluczeń przechowywana jest bezterminowo, wyłącznie w celu respektowania sprzeciwu.

§ 09

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z art. 15–22 RODO:

• Prawo dostępu — uzyskania informacji o przetwarzanych danych i otrzymania ich kopii;
• Prawo do sprostowania — poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
• Prawo do usunięcia — w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
• Prawo do przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany;
• Prawo sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest skuteczny bezwarunkowo;
• Prawo cofnięcia zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Żądania należy kierować na adres biuro@wordgraf.pl. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym osoba zostanie poinformowana.

Osobom przebywającym w Unii Europejskiej przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego państwa członkowskiego swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

§ 10

Profilowanie i decyzje automatyczne

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na te osoby.

Narzędzia analityczne wykorzystywane w Serwisie mogą grupować dane o ruchu w sposób zagregowany i statystyczny. Analiza ta służy poprawie działania Serwisu i nie prowadzi do podejmowania decyzji wobec konkretnych osób.

§ 11

Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies — niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika — oraz technologie o zbliżonym działaniu (pamięć lokalna przeglądarki).

Rodzaje stosowanych plików

Zgoda na cookies inne niż niezbędne wyrażana jest w banerze wyświetlanym przy pierwszej wizycie. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub cofnąć poprzez ponowne otwarcie ustawień zgód w Serwisie.

Użytkownik może samodzielnie zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień przeglądarki, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie plików niezbędnych może uniemożliwić poprawne korzystanie z Serwisu.

Pliki cookies nie służą identyfikacji tożsamości Użytkownika i nie zawierają danych umożliwiających bezpośrednie ustalenie jego personaliów.

§ 12

Narzędzia i usługi zewnętrzne

W Serwisie oraz w toku obsługi Klientów wykorzystywane są następujące kategorie narzędzi podmiotów trzecich:

• Hosting i infrastruktura serwerowa — utrzymanie Serwisu i przechowywanie danych;
• Poczta elektroniczna — prowadzenie korespondencji z Klientami;
• Narzędzia analityczne — pomiar ruchu w Serwisie, uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody;
• Wise — obsługa płatności i przelewów bankowych;
• Czcionki i biblioteki zewnętrzne — o ile są stosowane, ładowane w sposób ograniczający przekazywanie danych do dostawców.

Aktualny wykaz konkretnych dostawców wraz z informacją o lokalizacji przetwarzania danych udostępniany jest na żądanie skierowane na adres biuro@wordgraf.pl.

Serwis może zawierać odnośniki do stron podmiotów trzecich. Administrator nie odpowiada za zasady ochrony prywatności obowiązujące w tych serwisach.

§ 13

Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Podanie danych kontaktowych jest jednak warunkiem udzielenia odpowiedzi na zapytanie, a podanie danych identyfikacyjnych i rozliczeniowych — warunkiem zawarcia i realizacji umowy oraz wystawienia dokumentu księgowego.

Brak podania danych wymaganych przepisami prawa uniemożliwia zawarcie umowy.

§ 14

Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych w Serwisie protokołem TLS;
• kontrolę dostępu opartą na zasadzie minimalnego niezbędnego uprawnienia;
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe w kluczowych systemach;
• regularne kopie zapasowe i aktualizacje oprogramowania;
• umowy powierzenia przetwarzania z podwykonawcami i dostawcami usług.

Administrator zwraca uwagę, że przesyłanie informacji za pośrednictwem Internetu nigdy nie jest w pełni bezpieczne. Przekazywanie szczególnie wrażliwych informacji drogą elektroniczną odbywa się na ryzyko nadawcy.

§ 15

Zmiany polityki

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki w przypadku zmiany przepisów, wprowadzenia nowych usług lub zmiany wykorzystywanych narzędzi.

Nowa wersja obowiązuje od dnia jej publikacji w Serwisie, wraz ze wskazaniem daty wejścia w życie. Zaleca się okresowe zapoznawanie się z aktualną treścią Polityki.

§ 16

Kontakt

Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO oraz plików cookies należy kierować na poniższe dane:

Administrator odpowiada na zapytania w terminie 2 dni roboczych.